Astuces pour un ramassage de marchandises efficace

Astuces pour un ramassage de marchandises efficace

Nous y voilà. Vos commandes vont devoir être expédiées à leurs destinataires et il vous faut maintenant mandater un transporteur pour effectuer le ramassage de marchandises et le transport de vos produits et vous êtes un peu perdu sur la suite des opérations à effectuer afin que tout se déroule sans encombre.

Nous allons vous donner quelques astuces qui vont vous aider lors du processus de la transmission des informations concernant le ramassage de vos marchandises, car il est important que ces dernières soient le plus juste possible afin d’éviter les problèmes.

Indiquez lieu et horaire de ramassage

Les chauffeurs doivent impérativement recevoir des informations complètes et précises de manière à ne pas chercher pendant des heures l’endroit exact où ils doivent effectuer le ramassage de la marchandise et prendre ainsi du retard dans leur tournée.

Aussi il vous faut fournir les informations suivantes :

• Raison sociale ou nom de l’expéditeur
• Adresse détaillée de ramassage (précisez s’il y a une entrée particulière, un code, etc.)
• Nom d’un contact, coordonnées téléphoniques (ne pas oublier le numéro de poste le cas échéant)

Il va sans dire que vous devrez aussi indiquer vos instructions pour la livraison (coordonnées et exigences particulières).

Indiquez si vous avez certaines exigences en matière de ramassage

Cela peut être :

• Plage horaire à respecter;
• Une prise de rendez-vous obligatoire pour le ramassage de marchandises par le chauffeur (par exemple : appeler deux heures avant pour confirmer l’heure de ramassage);
• S’il faut un équipement particulier ; par exemple si vous n’avez pas de quai de chargement et que le véhicule doit être muni d’un monte-charge ou que votre marchandise craint le gel et qu’il faut un camion chauffé;
• Si le chauffeur doit indiquer un numéro de ramassage ou de commande;
• Si le chauffeur doit fournir de l’aide pour le chargement;
• Si le chauffeur a besoin d’une autorisation ou d’un permis particulier pour rentrer sur le site.

Indiquez le détail de la marchandise pour le ramassage

Vous devez indiquer au transporteur le détail de la marchandise qu’il doit ramasser afin que celui-ci se présente avec la place suffisante pour charger la marchandise dans son véhicule :

• Description de la marchandise et de ses particularités (produits frais, produits dangereux, etc.);
• S’il s’agit d’un transport LTL : dans ce cas-là, il vous faudra indiquer le nombre de colis ou de palettes, leur poids brut et leur dimension;
• S’il s’agit d’un transport TL : indiquer le poids brut de vos marchandises, le nombre de colis ou palette;
• Si vous voulez une assurance transport;
• S’il s’agit d’un transport vers les États-Unis, indiquez votre courtier en douane.

Indiquez le suivi que vous voulez pour votre ramassage

Il est très important, afin d’éviter toute discussion stérile par la suite, de spécifier à votre transporteur ce que vous attendez de lui en ce qui concerne le retour d’information après le ramassage des marchandises.

• Si vous voulez recevoir des confirmations de suivi de ramassage et livraison par courriel ou télécopie;
• Si vous voulez recevoir le bon de livraison dûment émargé par le réceptionnaire;
• Vos instructions pour la facturation et les numéros de références à indiquer.

Tout doit être prêt au moment du ramassage de la marchandise

Vous devrez par ailleurs veiller à ce que toute la documentation soit prête au moment du ramassage de la marchandise, car, dans la plupart du temps, il y a un délai imparti aux opérations de chargement. Si ce délai est dépassé, votre transporteur vous facturera des frais de dépassement d’horaire. C’est pour cela qu’il faut toujours, lors de la réception du devis transport, vérifier le temps accordé pour le chargement ou le ramassage de vos marchandises afin de pouvoir anticiper tout retard lors du ramassage.